IL NOSTRO SISTEMA DI WHISTLEBLOWING

In ACS Data Systems S.p.A. riteniamo che tutti i nostri stakeholder possano contare su un’organizzazione affidabile, etica e trasparente. Per questa ragione, abbiamo istituito dei canali di segnalazione per dare la possibilità di segnalare eventuali irregolarità che potrebbero arrecare pregiudizio o danno alla Società o a terzi.

Abbiamo inoltre incaricato un ufficio deputato alla gestione delle segnalazioni (l’Ufficio Whistleblowing), composto da due persone, che le dovrà trattare con la massima discrezione e riservatezza per tutelare il segnalante da qualsiasi rischio di subire atti ritorsivi o discriminatori nel proprio contesto lavorativo.

Inoltre, i dati personali acquisiti sono trattati nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 e del Codice Privacy.

https://www.acs.it/it/legal/privacy-whistleblowing/

CHI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni possono essere trasmesse da dipendenti, collaboratori, volontari, tirocinanti o lavoratori autonomi della Società, che siano o siano stati testimoni, anche indirettamente, di un illecito o di un’irregolarità commessi dalla Società o da un suo dipendente.

La segnalazione può essere inviata anche da soggetti esterni (ad esempio, dai fornitori), che abbiano acquisito le informazioni oggetto di segnalazione nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le informazioni sulle violazioni possono essere acquisite anche nelle fasi di selezione o in altre fasi precontrattuali. Le segnalazioni, inoltre, possono essere trasmesse anche dopo lo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sono state apprese prima dello scioglimento stesso.

COME SI PUÒ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni possono essere inviate in forma scritta, anche in modalità anonima, nonché orale, attraverso la piattaforma accessibile direttamente da questo sito web di ACS Data Systems S.p.A.: https://ha.ecosagile.com/ecoscloud/DetailPage.pm?ComponentID=WHISTLEBLOWING_PSS&PageID=WHISTLEBLOWING_START_PSS_D&New=True&IsGuest=True&MenuVoiceID=1737&MenuCategoryCode=PSS&ClientID=2926

Il segnalante può inoltre chiedere una audizione personale ai componenti dell’Ufficio Whistleblowing.

È opportuno che il segnalante fornisca quante più informazioni possibili in merito all’accaduto (anche seguendo le istruzioni fornite dalla piattaforma), avendo cura di descrivere in maniera dettagliata i fatti da segnalare.

Il segnalante può altresì indicare altre persone che possono riferire sull’accaduto ed allegare file o documenti di supporto alla segnalazione.

QUALI COMPORTAMENTI SI POSSONO SEGNALARE?

Possono essere segnalati tutti quei comportamenti, atti od omissioni che ledano l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in violazioni della normativa europea, quali:

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (ad esempio, violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

COSA SUCCEDE DOPO L’INVIO DELLA SEGNALAZIONE?

Tutte le segnalazioni sono indirizzate all’Ufficio Whistleblowing, il quale provvederà a inviare al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni.

In via preliminare, sarà valutata la fondatezza della segnalazione e la pertinenza della stessa rispetto alle violazioni segnalabili.

L’Ufficio Whistleblowing potrebbe ricontattare successivamente il segnalante attraverso il canale utilizzato per la segnalazione, al fine di chiedere integrazioni o acquisire ulteriori informazioni.

Una volta istruita la segnalazione ed eseguiti i dovuti accertamenti, il segnalante verrà informato sull’esito della stessa.

L’Ufficio Whistleblowing potrebbe anche decidere di archiviare la segnalazione in caso di manifesta infondatezza o di non pertinenza rispetto al campo di applicazione.

VENGONO TRATTATE ANCHE LE SEGNALAZIONI ANONIME?

Nella fase di compilazione della segnalazione, anche attraverso la piattaforma online il segnalante, può decidere di non rivelare la propria identità.

L’inoltro di segnalazioni non anonime, tuttavia, consente di norma una maggiore efficacia negli accertamenti condotti dall’Ufficio Whistleblowing. Le segnalazioni, infatti, potranno essere valutate nel migliore dei modi solo nei casi in cui il contenuto delle stesse sia chiaro, preciso, completo e quindi idoneo a far emergere fatti e situazioni determinati.

Si evidenzia che, in caso di segnalazioni non anonime, resta sempre fermo l’assoluto rispetto della riservatezza e l’applicazione delle tutele previste dal d.lgs. 24/2023.

COME VIENE TUTELATA LA RISERVATEZZA?

Tutti i dati relativi alla segnalazione (inclusi l’identità dei soggetti coinvolti e il contenuto della segnalazione) sono protetti da misure e standard di sicurezza (ad esempio, strumenti di crittografia e altri metodi di protezione da accessi non autorizzati).

Se la segnalazione non è effettuata in forma anonima, l’identità del segnalante viene conosciuta solo dall’Ufficio Whistleblower, vincolato a mantenere la riservatezza.

COSA SUCCEDE SE LA SEGNALAZIONE RIGUARDA UN COMPONENTE DELL’UFFICIO WHISTLEBLOWING?

Qualora la segnalazione dovesse riguardare un componente dell’Ufficio Whistleblowing, la segnalazione sarà gestita dall’altro componente. Il soggetto incolpato avrà quindi un dovere di astensione in merito alla segnalazione che lo riguarda.

USI IMPROPRI DEL CANALE (RIVENDICAZIONI PERSONALI, SEGNALAZIONI PALESEMENTE INFONDATE O DIFFAMATORIE)

Non possono essere segnalate contestazioni riguardanti un interesse di natura personale del segnalante e che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro.

I canali non possono essere inoltre usati per effettuare segnalazioni con evidente carattere diffamatorio ed opportunistico. Qualora nella segnalazione si ravvisino questi elementi o comunque emerga che il segnalante sia stato spinto dall’intenzione di danneggiare o incolpare ingiustamente altri soggetti, la Società si riserva di intraprendere azioni sia disciplinari che legali nei confronti del segnalanti.

Inoltre, nel caso in cui la responsabilità del segnalante sia accertata (ad esempio, con sentenza di primo grado), non si applicheranno le tutele previste dal d.lgs. 24/2023.

LE SEGNALAZIONI ESTERNE

Il d.lgs. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare una segnalazione ad ANAC nei seguenti casi:

• non è stato istituito, nel proprio contesto lavorativo, un canale di segnalazione o se attivato questo non risulta conforme a quanto previsto dal d.lgs. 24/2023;
• il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna, ma questa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, a questa non sarebbe dato efficace seguito ovvero questa potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse.