Anticorruption policy

CODICE DI CONDOTTA ANTICORRUZIONE DEL GRUPPO ACS

1. Premessa

1.1 il Gruppo ACS (formato dalla Società ACS Data Systems S.p.a. e dalle sue Controllate) è una delle realtà commerciali di riferimento nel Nord-est d’Italia in ambito “Information Tecnology”, in grado di offrire soluzioni IT ad aziende, istituzioni e professionisti.

Dal 1983 il Gruppo è operativo nel territorio altoatesino, ed è in continua espansione, implementando costantemente la propria organizzazione con nuove risorse professionali, ed offrendo i propri servizi IT anche oltre i confini nazionali.

La crescita del Gruppo, in particolare sotto il profilo business, qualitativo, organizzativo e reputazionale, è legata indissolubilmente al proprio modus operandi, fondato su principi di lealtà, correttezza e trasparenza, affidabilità, meritocrazia e spirito di squadra.

Il Gruppo ACS è dunque particolarmente sensibile al fenomeno dell’anticorruzione e si conforma alla normativa, italiana e straniera, volta a prevenire anche all’interno di realtà aziendali comportamenti vietati dalla legge o comunque eticamente rimproverabili. In tale ottica, pertanto, il Gruppo ACS ha deciso di adottare la presente “Policy” aziendale in materia di anticorruzione.

Lo scopo è di fornire prevalentemente a tutte le figure operanti all’interno di ACS Data Systems S.p.a. e delle sue Controllate, delle regole, anche comportamentali, volte a prevenire i fenomeni sanzionati dalla citata normativa anticorruzione.

2. Finalità

2.1 Con la presente Policy il Gruppo ACS intende dotarsi di un corpus organico di regole mirate a prevenire e contrastare potenziali fenomeni corruttivi in azienda, integrando o comunque formalizzando le norme di condotta già presenti al suo interno.

3. Ambito di applicazione

3.1 La presente Policy si applica a tutti i dipendenti e collaboratori operanti, a vario titolo, all’interno o comunque per il Gruppo ACS, nonché a tutti i componenti degli organi amministrativi della Società e delle sue Controllate, ed il rispetto della stessa è obbligatorio indistintamente per tutte le predette figure.
3.2 Il rispetto della presente Policy prescinde dal luogo in cui ciascuna figura di cui al Punto 3.1. è chiamata ad operare, a vario titolo o natura, a favore o, comunque, per conto della Società o di una sua Controllata.
3.3 E’ compito delle società Controllate da ACS Data Systems S.p.a. provvedere ad armonizzare le eventuali preesistenti norme interne anticorruzione con la presente Policy.
3.4 In deroga al Punto 3.2. ed in conformità alla legge, qualora una normativa statale ovvero, ove applicabile, extrastatale, in materia di anticorruzione prevedesse delle regole più stringenti o introducesse nuovi obblighi, oneri o sanzioni, tale Policy è da intendersi allineata di diritto alle citate normative statali o extrastatali: pertanto, ogni eventuale violazione delle Leggi anticorruzione è da intendersi come una violazione della presente Policy, senza necessità di prevedere previamente alle modifiche od integrazioni di cui al Paragrafo 9.

4. Definizioni

4.1 Ai fini della presente Policy, i termini elencati assumono il significato di seguito indicato:
a) Concorrente: qualsiasi altra impresa, costituita in qualsiasi forma ed operante a livello nazionale o internazionale, che produce, offre, vende, distribuisce e comunque immette nel mercato gli stessi prodotti e/o servizi offerti dal Gruppo, o da una società appartenente al Gruppo, ovvero prodotti o servizi simili.
b) Controllate: le società direttamente o indirettamente controllate da ACS Data Systems S.p.a.
c) Corruzione: la condotta di chi, svolgendo direttamente o indirettamente ed a qualunque titolo attività in favore o per conto della Società o di una sua Controllata, al fine di ricevere un ingiusto profitto o vantaggio, per sé o per una o più società del Gruppo, riceve, offre, dà o promette di dare, direttamente o indirettamente (quindi anche per interposta persona) ad un qualsiasi soggetto – persona fisica o giuridica, pubblica o privata - denaro o altra utilità.
d) Destinatari: tutti i soggetti tenuti al rispetto della presente Policy, ossia dipendenti, collaboratori, Controllate e in ogni caso chiunque, a vario titolo, intrattenga rapporti di lavoro, professionali o di partnership con la Società.
e) Gruppo ACS (o Gruppo): la Società e le sue Controllate, considerate nel loro complesso.
f) Incaricato di Pubblico Servizio: la persona che, pur non essendo propriamente Pubblico Ufficiale e disponendo di poteri più limitati, prestano, a qualunque titolo, un pubblico servizio o un servizio di pubblica utilità comunque disciplinato dalle norme di diritto pubblico. A titolo meramente esemplificativo sono Incaricati di Pubblico Servizio gli impiegati comunali che prestano collaborazione ai Pubblici Ufficiali, le Guardie Giurate, gli esattori delle società concessionarie di erogazione del gas, i portalettere e gli impiegati postali addetti alla regolarizzazione dei bollettini dei pacchi.
g) Normativa Anticorruzione: l’insieme delle Leggi nazionali, Europee ed internazionali applicabili alla Società ed alle sue controllate, le “best practices” e le linee guida elaborate da organizzazioni internazionali private ed Autorità nazionali. A titolo meramente esemplificativo, si fa riferimento al D.Lgs n. 231/2001 e successive modificazioni, al Codice Civile e Penale, alla Convenzione delle Nazioni Unite contro la Corruzione, (2004) allo U.S. Foreign Corrupt Practices Act (“Anti-Corruption Laws”) ed alla norma internazionale UNI ISO 37001.
h) Partner: ogni parte terza con cui ACS Data Systems o una sua Controllata collabora allo scopo di sviluppare o implementare prodotti o servizi commerciali.
i) Persone Maggiormente Esposte (o P.M.E.): tutti quei soggetti che, per il ruolo ricoperto o l’incarico conferito, ed in relazione all’area in cui essi operano e ai soggetti con cui vengono a contatto, sono o possono essere particolarmente esposti al rischio di Corruzione. A titolo meramente esemplificativo, sono P.M.E. la Direzione, l’Ufficio Acquisti ed i Commerciali facenti parte del Gruppo ACS, nonché, in generale, ogni referente della Società o di una sua Controllata per i rapporti con le Pubbliche Amministrazioni e con imprese, pubbliche o private.
j) Policy: l’insieme delle norme contenute nel presente atto adottato dalla Società.
k) Pubblico Ufficiale: la persona che esercita una funzione legislativa, giudiziaria o amministrativa, con o senza rapporto d’impiego con lo Stato, permanentemente o temporaneamente, e in ogni caso chiunque svolga un’attività regolata dalle norme di diritto pubblico. A titolo meramente esemplificativo sono Pubblici ufficiali il Sindaco ed i funzionari comunali, i notai, gli appartenenti alle forze armate e di polizia, i magistrati e gli ufficiali giudiziari.
l) Società: la persona giuridica, in veste di società di capitali, ACS Data Systems S.p.a.
m) Team Leader: persona fisica interna alla Società o ad una sua Controllata e da questa incaricata di coordinare e supervisionare un gruppo di dipendenti o collaboratori, per la realizzazione di un progetto specifico, ovvero per la gestione ed organizzazione di un ufficio o reparto.

5. Dichiarazione Policy
5.1 In conformità alla presente Policy ed alla Normativa Anticorruzione, il Gruppo ACS rigetta fermamente la Corruzione ed ogni fenomeno corruttivo ad essa ricollegabile od assimilabile, e ne promuove la lotta e la prevenzione al suo interno.
5.2 In conformità ai principi del libero mercato e della libertà di iniziativa economica, nonché delle leggi nazionali ed internazionali in materia di concorrenza, il Gruppo ACS altresì rigetta fermamente ogni pratica commerciale scorretta ed anticoncorrenziale, e in ogni caso idonea ad impedire, restringere o falsare la concorrenza, e, in generale, il comportamento economico degli altri operatori pubblici e privati, nazionali ed internazionali. Il Gruppo si impegna ad esercitare una concorrenza libera e leale e a promuovere le condotte lecite al suo interno.
5.3 Ai fini del Punto 5.1., sono in particolare vietate all’interno del Gruppo le seguenti condotte:
a) ricevere, offrire, dare o promettere di dare denaro o altre utilità ai componenti della Società o di una sua Controllata, nonché ad un Partner, ad un Pubblico Ufficiale o Incaricato di Pubblico Servizio ovvero ad un qualsiasi altro terzo soggetto per ottenere per sé o per ACS data Systems S.p.a. ovvero per una sua Controllata un ingiusto profitto o vantaggio sotto qualsiasi forma;
b) ricevere, offrire, dare o promettere di dare omaggi, regalìe e simili ai soggetti di cui alla precedente lettera, salvo che siano di modico valore e connessi esclusivamente agli usi o consuetudini, ovvero a consolidate prassi commerciali, e fermo restando che tale condotta sia improntata a buona fede, trasparenza e correttezza;
c) ricevere, offrire, dare o promettere cd “servizi di ospitalità” (a titolo esemplificativo trasporti, pernottamento, pasti, alloggi etc.) ai soggetti di cui alla lettera a), salvo che tali servizi siano di modico valore e connessi con esigenze commerciali, contrattuali e per finalità di business;
d) effettuare in favore di Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio, Pubbliche Amministrazioni o Enti Pubblici o Privati in generale e suoi incaricati a vario titolo, cd “pagamenti di facilitazione”, ossia qualsiasi dazione o pagamento diretto o indiretto in favore dei predetti soggetti allo scopo di velocizzare, agevolare o assicurarsi il compimento di determinati iter procedurali, attività routinaria o comunque lecita e legittima nell’ambito dei poteri di tali soggetti;
e) erogare, direttamente od indirettamente, denaro o altre utilità a partiti politici, organizzazioni sindacali e datoriali, né a loro rappresentati, candidati o incaricati, salvo quanto consentito e stabilito dalle normative applicabili;
f) erogare, direttamente o indirettamente, contributi e benefici a persone, enti ed organizzazioni pubbliche o private, senza la preventiva approvazione da parte della Società;
g) assumere personale in base a rapporti di parentela, affinità, conìugo o amicizia con funzionari pubblici per qualsiasi motivo o forma di favoritismo, in violazione dei criteri di meritocrazia, professionalità, titoli e background lavorativo alla base in particolare delle procedure selettive;
h) non effettuare ovvero effettuare in violazione delle Leggi in materia le registrazioni contabili in entrata ed in uscita e qualsiasi altra operazione o movimentazione contabile. In ogni caso, le predette operazioni devono rispondere a criteri di trasparenza, verità, correttezza e tracciabilità.
5.4 Con riferimento al Punto 5.2., è vietato concludere accordi ed attuare pratiche restrittive della concorrenza e tese, in particolare, a i) fissare con i Concorrenti prezzi di vendita o di rivendita, ii) ripartire il mercato, iii) limitare la produzione, iv) rifiutare di intrattenere indiscriminatamente rapporti commerciali con alcuni operatori (a titolo esemplificativo: vendita ad alcuni acquirenti ovvero acquisto da alcuni fornitori) v) manipolare e/o boicottare gare d’appalto e procedure di gara, concordando in anticipo con i Concorrenti le condizioni commerciali da offrire (a titolo esemplificativo: presentazione di offerte di importo palesemente elevato o contenente condizioni manifestamente inaccettabili) ovvero le aziende che parteciperanno o vinceranno alla gara (a titolo esemplificativo: presentazione di un’unica offerta o di nessuna offerta).
5.5 La Società e le sue Controllate invitano i Destinatari della presente Policy a segnalare ogni attività sospetta al proprio Team Leader o responsabile del reparto o di un progetto, al responsabile Risorse Umane ovvero ai rispettivi organi amministrativi. Nella gestione della segnalazione è garantita la massima riservatezza sui segnalanti, e ad ogni modo la segnalazione non comporta in nessun caso l’applicazione di atti, misure o provvedimenti sanzionatori o disciplinari di alcuna natura.

6. Formazione
6.1 La Società e le sue Controllate promuovono la conoscenza della presente Policy all’interno del Gruppo, nonché la formazione anticorruzione dei propri dipendenti e collaboratori a vario titolo.
6.2 La formazione di cui al Punto 6.1. ha cadenza periodica almeno annuale, e deve essere documentata da ciascun dipendente e collaboratore a vario titolo.
6.3 La formazione è obbligatoria per tutte le Persone Maggiormente Esposte facenti parte del Gruppo ACS.
6.4 Spetta a ciascun Team Leader, all’Ufficio Risorse Umane e, in ultima istanza, all’organo amministrativo della Società e delle Sue Controllate monitorare il percorso formativo di dipendenti e collaboratori.

7. Violazione della Policy
7.1 In caso di accertamento di condotte vietate ai sensi della presente Policy ed esemplificativamente elencate ai Punti 5.3 e 5.4., e conseguente individuazione del/dei responsabile/i, la Società e le sue Controllate, nel pieno rispetto della Normativa Anticorruzione in particolare e delle Leggi in materia civilistica e lavoristica in generale, e dei relativi CCNL, potranno provvedere, ciascuna nel proprio ambito di competenza, ad irrogare sanzioni disciplinari ed altre misure ritenute congrue, nonché a risolvere rapporti contrattuali con terze parti.
7.2 In caso di violazione dell’art 6 della presente Policy, la Società e le sue Controllate, ciascuna nel proprio ambito di competenza, si riserverà di applicare i provvedimenti ritenuti più opportuni.

8. Entrata in vigore. Validità
8.1 La presente Policy entra in vigore dalla data di pubblicazione sul sito internet ufficiale della Società.
8.2 Ciascun dipendente e collaboratore, a vario titolo, del Gruppo ACS, dichiara di conformarsi alla presente Policy e di averne compreso interamente il contenuto, con particolare riferimento alle condotte vietate ed esemplificativamente elencate al Paragrafo 5. A tal fine, la Società e le sue Controllate, attraverso strumenti anche informatici, assicurano la periodica presa visione - ed accettazione in caso di successive modifiche intervenute ai sensi del Paragrafo 9 - della presente Policy.
8.3 La versione ufficiale di questa Policy è quella italiana, e in caso di incongruenze e/o discrepanze tra la versione italiana e versioni redatte in altre lingue, prevale e fa fede quella italiana.

9. Monitoraggio ed integrazioni
9.1 Ciascun organo amministrativo della Società e delle sue Controllate, nell’esercizio delle funzioni di gestione e controllo, identifica all’interno della propria organizzazione un sistema di monitoraggio idoneo a verificare l’applicazione della presente Policy e la conformità ad essa delle condotte dei Destinatari.
9.2 L’attività di monitoraggio di cui al Punto precedente verrà effettuata in prima istanza dai Team Leader e dal responsabile dell’Ufficio Risorse Umane, i quali riporteranno all’organo amministrativo le attività o condotte ritenute sospette ovvero le segnalazioni ricevute.
9.3 Soltanto nei casi di manifesta gravità, fondati su elementi univoci, evidenti e concordanti tra loro e relativi a condotte manifestamente riprovevoli per intensità e grado dell’azione od omissione perpetrata, le notizie relative a fenomeni corruttivi verranno riportate o segnalate direttamente al Collegio Sindacale della Società, al quale sono demandate anche le funzioni di corretta applicazione della presente Policy.
9.4 Ogni eventuale ed ulteriore modifica della presente Policy sarà soggetta ad approvazione nelle medesime forme utilizzate per l’entrata in vigore della detta Policy, e terrà conto in particolare delle modifiche legislative alla Normativa Anticorruzione, delle “best practices”, e dei provvedimenti giurisprudenziali.