Come utilizzare il centralino telefonico con Microsoft Teams: consigli utili

Da sempre uno dei bisogni fondamentali dell’azienda è mantenere al suo interno una comunicazione agevole e chiara tra i diversi team di lavoro e reparti, in modo da ottimizzare il flusso di lavoro. Con la pandemia e la forte spinta al lavoro in smartworking, il bisogno di comunicare a distanza in modo efficace è diventato ancora più fondamentale. In un simile panorama in evoluzione e sempre più incentrato sul lavoro da remoto come opportunità, l’uso delle nuove tecnologie di comunicazione e servizi quali Microsoft Teams hanno contribuito a supportare le aziende, migliorando i processi interni e aumentandone l’efficienza.

Microsoft Teams: non solo strumento di collaborazione ma anche centralino telefonico virtuale

Nell’ambito dei sistemi di comunicazione aziendale vi è la possibilità utilizzare la piattaforma Microsoft Teams come centralino telefonico. Questa funzione rende Teams non solo uno strumento di chat di lavoro e collaborazione, ma anche strumento di comunicazione telefonica. Per poter utilizzare questa funzionalità sono necessarie due cose: una licenza utente specifica chiamata “Teams Phone” e almeno una delle tre modalità di connessione alla Rete Telefonica (PSTN). La modalità più utilizzata al momento si chiama Direct Routing e prevede l’utilizzo di apparati (fisici o virtuali) chiamati SBC (Session Border Controller) che permettono, tra le altre cose, di far comunicare tra di loro il Carrier del Cliente e Microsoft Teams Phone System. ACS ha creato un proprio servizio gestito proprio per venire incontro alle esigenze del mercato e semplificare la gestione, chiamato Managed Teams Voice.

Microsoft Teams come centralino telefonico digitale: perché sceglierlo

Tanti sono i benefici che possono derivare dall’integrazione delle funzioni di fonia all’interno di Microsoft Teams. Il primo vantaggio è la semplificazione dei processi di comunicazione aziendale: il team, infatti, potrà usufruire di una soluzione telefonica senza cambiare i numeri aziendali, ma rimanendo integrato all’interno dell’ambiente Microsoft di Unified Communication & Collaboration.

È possibile ricevere telefonate su Teams da colleghi di lavoro, ma anche da clienti e collaboratori esterni all’azienda, ascoltare la segreteria telefonica e ricevere trasferimenti di chiamata, il tutto utilizzando il proprio smartphone, il proprio PC, telefono fisso o telefono cordless. L’integrazione permette quindi di ottimizzare l’uso di strumenti telefonici aziendali, semplificando il lavoro di dipendenti e reparti, che potranno effettuare e ricevere chiamate attraverso lo stesso strumento che utilizzano per pianificare il calendario, i task di lavoro, i processi di produzione e lo scambio di informazioni.

Semplificare significa anche ridurre i costi e ottimizzare tempi e modalità di gestione: strumenti e fornitori diversi si traducono infatti in contratti di assistenza diversi, scadenze contrattuali differenti e, a volte, problemi di integrazione tra strumenti.

Poter utilizzare Microsoft Teams anche per le funzionalità voce permette di avere un solo strumento integrato per una comunicazione flessibile, organizzata e su misura.

Centralino telefonico su Microsoft Teams, cosa cambia per gli utenti

Uno dei vantaggi che derivano dall’integrazione di Microsoft Teams con il servizio di centralino VoIP e dal suo utilizzo come centralino telefonico è la semplicità del cambiamento. Una volta effettuata l’integrazione, il tastierino numerico all’interno della piattaforma viene abilitato e vengono quindi mostrati i numeri di interno telefonico di ogni utente. La lista delle chiamate contiene sia le chiamate interne all’azienda sia le chiamate esterne su rete pubblica. Teams, quindi, verrà utilizzato per ricevere sia chiamate interne sia chiamate esterne.

I vantaggi per l’azienda di utilizzare la tecnologia VoIP di Microsoft Teams

Scegliere di integrare uno strumento come Microsoft Teams con il servizio di centralino VoIP porta con sé numerosi vantaggi economici e strategici per l’azienda. Uno dei primi vantaggi è la riduzione dei costi economici grazie all’ottimizzazione degli strumenti di comunicazione interna ed esterna all’azienda. Utilizzare Microsoft Teams anche come piattaforma per la fonia aziendale permette di ridurre il numero di apparati e dispositivi da gestire, permettendo spesso di non essere più legati ad apparati fisici on-site tipici delle vecchie soluzioni di fonia.
Tra i vantaggi economici c’è la riduzione degli apparati necessari, preferendo l’uso di cuffie e smartphone al posto di telefoni fissi. Un altro importante vantaggio economico è rappresentato dalla riduzione del numero di canali voce utilizzati dall’azienda: spesso infatti nel processo di migrazione a Teams si possono andare a ottimizzare o ridurre i contratti fonia in essere, dismettendo le vecchie linee ISDN (BRI e PRI) e spostandosi su SIP Trunk.
L’uso di Microsoft Teams come centralino telefonico permette di introdurre una nuova funzionalità di comunicazione senza modificare le abitudini dei dipendenti che già lavorano con i tool Microsoft, risparmiando in termini di costi e formazione. Inoltre, l’unione di uno strumento di collaborazione utilizzato da dipendenti e divisioni per organizzare il lavoro, scambiare informazioni su progetti e documenti, seguire il workflow dei progetti, con la funzionalità telefonica significa agevolare dal punto di vista strategico e organizzativo lo scambio delle informazioni tra i diversi reparti aziendali e verso i clienti dell’azienda, avendo tutto ciò che serve al dipendente in un solo software.