Die Einrichtung von technologischen Konferenzräumen: Die vollständige Anleitung

Die Monate im Lockdown, geprägt von Distanz und Isolation, hatten einen großen Einfluss auf das Beschäftigungsmodell, mit einer Unterbrechung des alltäglichen Berufslebens, charakterisiert von Kaffeepausen und dem Händeschütteln mit den Kollegen.
Das remote Arbeiten ist schlussendlich in unsere Realität eingedrungen und ist dazu bestimmt, weiterhin ein Teil dieser zu bleiben: nach den Einschätzungen der Beobachtungsstelle des Smart Working der School of Management des Politecnico in Mailand, werden mehr als fünf Millionen Italiener auch nach der Pandemie weiterhin remote arbeiten.
Gerade in diesen Zeiten der Distanz und des Verlustes des organisatorischen Erbes der Unternehmen, spielt die Kollaboration und das Co-Working, welches in den Besprechungsräumen stattfindet, eine zentrale Rolle. Dies ist der Hintergrund der neuen Abteilung Unified Communication & Collaboration, die die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen vereinfachen und vereinheitlichen soll.
Das Ziel der neuen Besprechungsräume soll den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechend eingerichtet sein, und muss daher:

• Per Fernzugriff mittels Videokonferenzraumsysteme verbindbar sein
• Mit technologischen Geräten, die leicht und intuitiv zu handhaben sind ausgestattet sein
• Komfortabel, flexibel und anpassbar sein

Die drei wesentlichen Parameter: Räume, Zielgruppen und Funktionen

Bevor sie damit beginnen, den neuen technologischen Konferenzraum auszustatten, ist es besonders wichtig, den möglichen Platz zu berücksichtigen, auf dessen Grundlage man das Ziel der Raumnutzung, sowie die Aktivitäten und Aufgaben, die die Mitarbeiter im inneren des Raumes übernehmen werden, festlegen kann.
Ein großer Konferenzraum ist optimal, um sich mit den Kunden zu treffen und die Zusammenkünfte der Manager und Führungskräfte zu hospitieren: Die Einrichtung muss formal, elegant und komfortabel sein, sodass die Marke der Firma mit der Mission und den Werten widergespiegelt werden kann, traditionellerweise mit einer Anordnung inmitten des Tisches.
Die sogenannten „Huddle Rooms“ sind die ideale Lösung für die kleineren Räume: Perfekt für eine Gruppe von 4 bis 6 Teilnehmern, für kurze Zusammenkünfte, Videokonferenzen und informelle Treffen. Die Anordnung und die Charakteristiken der Einrichtung können einem informalen und kreativen Spirit folgen.
Wie auch die Richtlinien sein mögen, merken Sie sich:

• Die Audio- und Videoinstrumente müssen sich der Größe des Raumes anpassen, wie auch das Sichtfeld der Webcam und die Reichweite des Mikrofons
• Da die langen täglichen Besprechungen nie angenehm sind, sollten die Räume und die Einrichtung entsprechend komfortabel sein

Anpassung und Flexibilität: Machen Sie jeden Raum zu einem Konferenzraum

Verfügen Sie über limitierte Mitarbeiterbereiche? Dann kann es durchaus nützlich sein, sich daran zu erinnern, dass jedes Büro oder verfügbares Zimmer sich in einen funktionalen Raum verwandeln kann. Die Geräte für Videokonferenzen und die interaktiven Displays zum Brainstormen, können mit mobilen Grundplatten auf Rädern und Wagen ausgestattet werden, die es den Mitarbeitern erlauben, eine Konferenz zu jedem Zeitpunkt und egal in welchem Raum zu beginnen. Buchstäblich ein Veranstaltungsraum einen Mausklick entfernt!
Aber, falls die Büroräume für die täglichen Treffen weniger Mitarbeiter zu groß sein sollten, ist es nützlich, die verfügbaren Meeting Rooms anzupassen, vielleicht mittels mobiler Trennwände (besser schallabsorbierend), sodass sie einen großen Konferenzsaal in kleine Besprechungsbereiche unterteilen können, oder die Anordnung der Tische und Stühle so neu gruppiert werden, dass die Konversationen weniger unpersönlich werden.

Nutzen Sie Kreativität, um personalisierte Orte zu schaffen: Mittels der Veränderung der Anordnung der Tische und Sitze kann mit verschiedenen Modellen im Raum experimentiert werden, auf Grundlage des Zieles der Versammlung. Eine Anordnung im Hufeisen lenkt den Fokus auf einen einzigen Gesprächspartner, die der Schulbänke ermöglicht eine einseitige Kommunikation mit der Zielgruppe, während viele zerstreute Arbeitsplätze im Raum optimal sind für Gruppenarbeiten. Die Anordnung im Theaterstil ist nützlich für Präsentationen in großen Räumlichkeiten und der klassische rechteckige Tisch inmitten des Raumes, beweist sich als optimal für die entscheidende Meetings zwischen mehreren Mitarbeitern.
Um die Besprechungsräume noch weiter zu personalisieren und nutzerfreundlich zu gestalten, ist das System Room Booking, verfügend über ein LED-Display am Eingang des Konferenzraumes, die ideale Lösung, um diverse Informationen zu demonstrieren, wie das Thema oder der Titel der Zusammenkunft, den Beschäftigungsstatus, die Kapazität des Raumes, sowie die Regeln der Sicherheit und der sozialen Distanz, die beachtet werden sollen.

Die Must-have Geräte für einen modernen technologischen Konferenzraum

Einen Konferenzraum im Schritt der Zeit technologisch auszustatten ist mit Sicherheit eine Herausforderung für jede Firma: Wie handhabt man die Geräte für die Videokonferenzen? Wie gestaltet man sie Smart und nur einen Mausklick entfernt? Wie kann man mit Mitarbeitern zusammen am gleichen Display arbeiten?
Um diesen neuen Bedürfnissen gerecht zu werden, bieten wir von ACS Data Systems Beratung und Planung von Konferenzräumen an, indem wir die bestmögliche technologische momentane Lösung vorschlagen, und die bereits vorhandenen Elemente zugeschnitten auf jede Notwendigkeit integrieren. Neben der Installation und der Wartung von allen Geräten, empfehlen wir eine Phase der Einweisung und Unterstützung, für diejenigen, die die Räume nutzen und stellen einen telefonischen Rategeber bereit.
Aber kommen wir nun zum technologischen Herzen der Konferenzräume. Im Einrichten eines technologischen Veranstaltungsraumes sind folgende von ACS entwickelte Lösungen für einen intelligenten Raum mit bis zu 10 möglichen Personen nicht wegzudenken.

Entdecken Sie die Geräte, die am geeignetsten sind, in dem Abschnitt, der für Videokonferenzen gewidmet ist.

Notwendige Displays und Monitore für einen Konferenzraum:

• Room booking: Ein Display außerhalb des Raumes verbessert die Arbeitsabläufe, indem es die automatisch aktualisierte Belegung und die Buchung der Räume auf Grundlage des internen Kalenders anzeigt, sowie die Informationen über die Kapazität und der im Raum geltenden Sicherheitsregeln. Dies kann in eine der weit verbreiteten Softwares (Microsoft 365, Exchange, Lotus, etc.) integriert werden und verfügt über ein individuelles Layout.
• Monitor Samsung Serie QMR: Dies ist ein Monitor, der mit einem 4K-UHD-Display an der Decke montiert ist, gedacht für Konferenzräume, die mittels einer Tastatur und Bluetooth-Maus die Verwaltung von einem Remote-Desktop auf den Firmenlaptops erlauben, ohne dass ein externer PC benötigt wird. Der Bildschirm ist mit verschiedenen Softwares des Coworking kompatibel, die die Kontrolle der Bildschirme und der Endpoint-Geräte vereinfachen.
• Samsung Interactive Flip Display: Ein Touch Display mit Feedback in Echtzeit, mit dem dank des stand mobile jeder Ort in einen Konferenzraum verwandelt werden kann. Die traditionellen magnetischen Tafeln und die Notizbücher werden durch eine interaktive Tafel für das Brainstorming ersetzt. Es kann gleichzeitig von bis zu vier Personen benutzt werden und ist sowohl im horizontalen als auch vertikalen Modus konfigurierbar, um den verschiedenen Bedürfnissen des Mitarbeitens gerecht zu werden.

Das beste Gerät für die Teilung der idealen Inhalte für einen technologischen Veranstaltungsraum:

• Poly Studio X30: Eine USB-Soundbar, die mit einer 4K Videokamera die Gesprächspartner automatisch verfolgt, und geeignet ist um mittels Cloud auf Plattformen wie Microsoft Teams und Zoom zu arbeiten. Der Lautsprecher ist mono und das Mikrofon ist dazu geeignet, Geräusche im Hintergrund zu eliminieren, in der Tat verfügt es über eine Poly Acoustic Fence, dazu in der Lage zu verstehen, wie viele Personen sich im inneren des Meetings befinden und eine Audioblase zu kreieren, die die externen Geräusche isoliert.
• Poly Tablet TC8 (erhältlich mit dem Kauf der Soundbar): Das Touch Tablet ist dafür konzipiert, Videokonferenzen zu unterstützen und um Interkationen mit der Soundbar zu vereinfachen. Es ist dadurch möglich, verschiedene Konferenzen aus der Ferne in Echtzeit zu verwalten, und kann für eine Konversation ausschließlich mit der im Tablet importierten Kontakten ohne zusätzliches Gerät genutzt werden.

Das beste Gerät für die Teilung der idealen Inhalte für einen technologischen Veranstaltungsraum:

• Clickshare Barco CX-30 Serie ist ein innovatives System, für Konferenzen im Clickshare Format, unersetzlich, wenn man Inhalte von einem Laptop oder einem fixen PC mit einem einfachen Mausklick teilen möchte. Geeignet ist das System für kleine und mittelgroße Säle, mit geringem Verkabelungsaufwand, auch aus der Ferne mit einer kollaborativen App nutzbar und funktioniert mit jeder Technologie und jeder Marke von gewählten USB-Peripheriegeräten, und ermöglicht eine einheitliche Kommunikation. Sie wird in kompletten Sicherheit mittels der Cloud verwaltet.

Um also als „technologisch“ definiert werden zu können, müssen die Konferenzräume als anpassbare und flexible Orte der Zusammenarbeit den Mittelpunkt der Unternehmen darstellen, der die Personen in sein Zentrum rückt und den Bedürfnissen des Smart-Workings gerecht wird, sowohl in den großen als auch in den beengten Räumlichkeiten. Mit modernen und zeitgemäßen Geräten, die für jeden Typ Raum mit tragbaren Halterungen gedacht sind, kann jeder Raum zu einem Konferenzraum umgestaltet werden!

Entdecken Sie die ACS-Lösung für die Verwaltung der Konferenzräume und die INFINITYS-Lösungen für eine Smart Meeting Room auch dank Raumbuchungssysteme für Besprechungsräume!